COORDINATEUR ADMINISTRATIF FINANCIER ET ORGANISATIONNEL (H/F)
Proche de Paris, à 25min de la Gare du Nord, Creil, troisième ville du département de l’Oise avec 36 000 habitants (surclassée +40 000) offre un cadre de vie agréable, de nombreuses activités sportives et culturelles, des espaces verts, des lieux de loisirs et de bien-être, et quantité de commerces de proximité.
Creil est une ville qui évolue sans cesse en développant de nombreuses politiques publiques afin de répondre au mieux aux attentes et aux besoins de l’ensemble des creillois.
Le pôle développement urbain recrute un COORDINATEUR ADMINISTRATIF FINANCIER ET ORGANISATIONNEL (H/F),
- cadre d'emplois des adjoints administratifs/rédacteurs territoriaux.
Vous serez en charge des missions organisationnelles administratives et financières transversales du pôle : suivi des budgets, des marchés, des commissions, organisation du classement du commun, des calendriers et de de la communication et de l’information des projets suivis par le pôle.
Missions
- Gestion de l’accueil physique du public en cas de vacances et de nécessités
- Mettre en œuvre les outils de suivi administratifs des projets suivis par la Direction et en assurer la gestion administrative (délibération, convention, décisions, suivi financier, suivi des subventions...)
- Suivi du budget du pôle,
- Rechercher les informations utiles à la préparation des réunions de la Direction
- Concevoir et mettre en forme des supports de réunion (tableaux, power point.)
- Organiser les contacts de la Direction et des chefs de projets
- Transmettre les informations sollicitées auprès de la Direction concernant les projets transversaux suivis par la Direction en interne et en externe
- Assurer le suivi de la communication des projets du pôle en lien avec le service communication
- Gestion de l’accueil physique du public en cas de vacances et de nécessités de service
Partenaires internes :
- Le pôle Aménagement Urbain
- Les Services municipaux,
Partenaires externes :
- Les institutions
- Les bureaux d’études en relation avec le pôle
Profil
Savoir-faire:
- Proposer des procédures de suivi administratif,
- Confectionner des outils de suivi planning, tableaux de bord,
- Rédiger actes administratifs, délibérations, décisions, conventions....
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et compte rendu de réunion,
- Concevoir des diaporamas ou des documents supports pour la présentation des projets du pôle,
- Organiser le classement des dossiers,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques,
- Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmette,
- Rechercher et diffuser des informations, vérifier la validité des informations traitées,
Savoir être :
- Sens de l’organisation
- Rigueur
- Ecoute, analyse
- Esprit de synthèse
- Capacité a travailler en équipe
- Sens de l’initiative - autonomie
- Discrétion
- Disponibilité
- Qualités relationnelles
Formation
- BAC +2
Habilitations
- Connaissance des services municipaux de la ville,
- Environnement institutionnel des collectivités territoriales,
- Maîtrise de l’expression orale et écrite de qualité,
- Vocabulaire professionnel de la Direction,
- Circuits et procédures administratives,
- Connaissance budgétaire,
- Hiérarchie des informations pouvant être communiquées,
- Techniques bureautiques et logiciels informatiques (Word, Excel, power point, Outlook, logiciel courrier, CIRIL...)
- La connaissance des logiciels de cartographie serait un plus,
- Techniques et outils de communication,
